Elektronická pošta se stala velmi důležitou součástí každodenní i obchodní komunikace. Jen málo lidí však ví, jak správně napsat obchodní či úřední e-mail. Pokud víme, jak na to, uděláme na adresáta lepší dojem a zajistíme si tak i lepší výsledek.

Výhod komunikace pomocí elektronické pošty je mnoho. První výhodou je skutečnost, že e-mailovou zprávu můžeme odeslat a přijmout i pomocí chytrého telefonu a zabere nám to jen okamžik.

Kdo často obchoduje pomocí elektronické pošty jistě ví, že je mnoho zpráv, které dostává, jednoduše nevhodných pro obchodní použití. Většina lidí má při psaní e-mailů naspěch. Rozdíl mezi tím, zda napíšeme dobrý nebo špatný e-mail, však může být klíčového významu.

Určitě se vyplatí dodržovat několik základních pokynu, které nám pomohou vytvořit skvělý e-mail:

Čtení tohoto článku zabere přibližně 3 minuty.

Předmět

Předmět e-mailu musí být dostatečně výstižný. Výstižně popsaný účel odeslaného e-mailu zajistí, že příjemce naši zprávu přečte přednostně a nepřehlédne ji. Pečlivě zvolený předmět příjemci pomůže při vyhledávání zprávy mezi ostatními přijatými e-mail.

Oslovení příjemce

Úvodní pozdrav je důležitý, protože se jedná o úplně první kontakt s příjemcem. V obchodním e-mailu je dobré zvolit formální a profesionální oslovení. Vždy je lepší být příliš formální než příliš neformální, protože oslovením vyjadřujeme úctu k adresátovi. Nejlepší je začít slovy „Vážený pane/paní“.

Úvod

Vždy je důležité na začátku zmínit důvod, proč píšete. V úvodu je tedy nutné zdvořile popsat, co je důvodem pro napsání zprávy.

Hlavní část

V hlavní části e-mailu musíme stručně, výstižně a efektivně popsat účel e-mailové zprávy. Musíme si uvědomit, že je v obchodním světě čas velmi vzácný, a proto bychom měli psát stručně, příjemce totiž nejspíše nebude mít čas probírat se dlouhými romány. Věty by měly být krátké a jasné. Kromě toho se vyplatí zvýraznit nebo podtrhnout důležité části, protože tak si jich adresát lépe všimne. Nesmíme zapomenout, že v každém odstavci můžeme zdůraznit pouze jednu věc.

Hlavní část je nutné rozdělit do více odstavců, protože je text v odstavcích čitelnější. Pokud uvádíme seznam údajů, je dobré použít odrážky, které zajistí jasnost informací.

Kromě toho je dobré používat jasnou a jednoduchou slovní zásobu, které příjemce snadno porozumí.

Velmi důležité je také, aby byla e-mailová zpráva prezentována pozitivně, protože pak bude lépe přijata.

Závěr

Na závěr nesmíme zapomenout na vhodné zakončení. Klasická věta, „předem děkuji za odpověď,“ je příliš obyčejná. Je tedy lepší zvolit něco inovativnějšího. Závěrečná věta může vyjádřit radost z budoucí spolupráce, otevřenost pro jakékoliv otázky, naději na rychlou odpověď, pozvání k návštěvě webu nebo jen jednoduché přání hezkého pracovního týdne.

Závěrečný pozdrav

Nakonec samozřejmě nesmíme zapomenout na pozdrav a náš podpis. Je dobré mít předem připravené zápatí, ve které budou kromě našeho jména a příjmení uvedeny všechny potřebné informace o naší pracovní pozici a společnosti.

Příklad obchodního e-mailu:

Předmět: Zaměněné zboží

Vážený pane Sýkoro!

Děkujeme za Vaši důvěru. Jsme rádi, že jste si zboží objednal u naší společnosti. Žel jsme po odeslání zjistili, že jsme Vám poslali jiné zboží, než bylo uvedeno v objednávce.

Za nepříjemnosti se omlouváme. Prosíme o vrácení zboží, obratem Vám pak pošleme zboží, které jste si objednal.

Těšíme se na budoucí spolupráci.

S pozdravem,

Marek Vrabec